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Elektronische Zeiterfassung

Bei einer Internetrecherche nach elektronischen Zeiterfassungswerkzeugen verliert man schnell den Überblick, denn die Masse an Optionen ist gigantisch. Manche richten sich an Kleinstbetriebe und sind damit minimalistische Lösungen, andere fokussieren sich auf Corporatelösungen mit mehreren 1000 Mitarbeitenden auf verschiedenen Kontinenten. Doch welche Lösungen sind für eine gemeinnützige, soziale Einrichtung das richtige? Das schauen wir uns gemeinsam an.

Kimai - die Open Source Lösung - unsere Empfehlung

Open Source ist in aller Munde. Das ist Software, bei der man selbst den Quellcode anschauen und gegebenenfalls anpassen kann. Und genau nach dieser Methode ist Kimai gebaut. Dabei bleibt die Lösung sehr flexibel. Wenn im Haus IT-KnowHow und IT-Infrastruktur vorhanden sind, empfiehlt es sich die Lösung selbst zu hosten und zu betreiben. Entsprechende Anleitungen finden sich auf der Kimai Webseite. Sind die entsprechenden Voraussetzungen nicht vorhanden, kann man Kimai auch als Cloud-Modell mieten mit monatlich laufenden Kosten, die noch überschaubar sind.
Wird Kimai selbst gehostet, punktet es durch vollen Zugriff auf die Daten und einen unschlagbaren Preis. Da keine Lizenzkosten anfallen, muss sich nur jemand um die Installation und Wartung kümmern. Lediglich wenn man das System erweitern will, fallen Kosten für spezielle Module an. Das ist absolut fair und unterstützungswürdig.

Vorteile:

  • Software wird selbst gehostet mit vollem Zugriff auf die Daten
  • Sehr günstig in der Anschaffung & in der Laufzeit
  • Zeiterfassung per Web App, Desktop App und kostenpflichtige Smartphone App

Für frickeln ist keine Zeit sondern die Lösung muss sofort funktionieren und professioneller Support ist gewünscht? Dann ist die Lösung von Timemaster spannend, die insbesondere durch RFID Transponder punktet. Damit können Mitarbeitende sich beim Betreten und Verlassen des Gebäudes bequem per Transponder einbuchen und ausloggen. Alternativ geht auch die Zeiterfassung per App. Doch der Komfort der TimeMaster-Lösung hat ihren Preis und erfordert auch IT-Infrastruktur und KnowHow im Haus. Da der TimeMaster Microsoft Infrastruktur voraussetzt, sind die Einstiegshürden höher als bei Kimai, auch wenn nur die Express Version des SQL Servers vorausgesetzt wird.

Vorteile:

  • Zeiterfassung per App & RFID-Transponder
  • Professioneller Anbieter seit über 25 Jahren

Infrastruktur und IT-Knowhow sind im Haus nicht vorhanden? Dann bietet sich eine Cloudlösung an. Clockodo ist ein deutscher Anbieter der sofort einsetzbar wäre. Account eröffnen, das Mietmodel auswählen und schon kann die Arbeitszeit DSGVO-konform erfasst werden. Doch wie bei jedem Cloudmodell sind die Einstiegskosten gering, die Laufzeitkosten summieren sich aber recht schnell. Hier muss genau ausgerechnet werden, ob sich das Cloudmodell wirklich langfristig rentiert.

Wenn sich die Organisation für clockodo entschieden hat, wird die Arbeitszeit praktisch per App erfasst. Diese gibt es für Android und iOS. Zur Vollständigkeit sei hier nochmal erwähnt, dass auch die Open Source Lösung Kimai eine Cloudlösung bietet.

Vorteile:

  • Sofort einsetzbar ohne IT-Kenntnisse
  • Praktische Lösung vom deutschen Anbieter

 

Apps für das Smartphone - die einfachste Lösung

An die App, fertig, los – so einfach kann die Zeiterfassung per Smartphone App sein. Für kleine Organisationen kann das tatsächlich eine Option sein. Doch die Einfachheit kommt mit einem Haken. Je mehr Mitarbeitende sich in der Organisation befinden, desto mehr Aufwand verursacht die Weiterverarbeitung der Daten, da diese wirklich nur auf dem Smartphone der Mitarbeitenden gespeichert sind. Die Anwendung selbst ist sehr niederschwellig und kostengünstig, da es die entsprechenden Apps gratis im App Store für iOS und im Play Store für Android gibt.

Vorteile:

  • Gratis und einfach in der Handhabung


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